Ką daro vadovų mentorius ir kada vadovui jo reikia?

Vadovų mentorius Lietuvoje yra patyręs praktikas. Jis dalijasi patikrinta vadovavimo patirtimi, kad vadovas greičiau rastų tinkamą sprendimą ir galėtų jį pritaikyti praktiškai. Mentorystė yra struktūruotas procesas, kuriame vadovas analizuoja realias savo darbo situacijas, ieško sprendimų, pasinaudoja mentoriaus patirtimi ir susitaria dėl konkrečių veiksmų iki kito susitikimo.

Individuali sesija dažniausiai trunka 60-90 minučių (kartais iki 120 minučių), apie 70 % laiko kalba ugdomasis (mentee) ir viskas vyksta pamatuotais etapais. Dažniausiai sesija prasideda nuo 5-15 minučių trukmės įžangos, tuomet vyksta situacijos aptarimas ir sprendimų radimas, tuomet pereinama prie rašytinių arba žodinių susitarimų ir užbaigimo, o per 24 valandas ugdomasis gauna santrauką į savo pašto dėžutę. Prieš pradedant darbą abi šalys žodžiu arba raštu sudaro kontraktą (tikslas, temų ribos, konfidencialumas, atsakomybės, dažnumas, progreso matavimas).

Kiek sesijų pakanka rezultatui pasiekti?

Sesijų dažnis ir skaičius priklauso nuo siekiamo tikslo. Ar tai vienkartinio sprendimo paieška, ar vieno iš vadovo įgūdžių formavimas. Todėl kartais gali užtekti ir vienos sesijos. Tačiau dažniausias mentorystės modelis VAUMA mokymų agentūroje yra viena 60-90 minučių trukmės sesija kas 2-4 savaites per 3-6 mėnesių ciklą.

VAUMA mokymų agentūra koučingo ir mentorystės paslaugas teikia nuo 2010 metų (vauma.lt/koucingo-sesijos-ir-mentoryste).

Dažniausiai dėl mentorystės vadovai kreipiasi keturiais momentais: tapę vadovais, sustojus operaciniam darbui, kai tas pats vadovavimo būdas nebeveikia su visais darbuotojais ir pritrūkus bendraminčių, su kuriais galėtų apmąstyti situaciją.

Kas yra vadovų mentorius?

Vadovų mentorius yra praktikas, kuris pats vadovavo komandoms ir verslui. Jis dalijasi savo patirtimi, padeda vadovui pažvelgti į situaciją iš įvairių perspektyvų, greičiau rasti sprendimus ir stiprinti lyderystės kompetencijas. VAUMA mokymų agentūros direktorius ir pagrindinis treneris Aurimas Vietrinas apibūdina šią rolę kaip mąstymo partnerį. Jo darbas yra padėti vadovui įgyti ir sustiprinti naujus įgūdžius kaip galima greičiau.

Taigi mentorius vadovui tampa patyrusiu mąstymo partneriu: žmogumi, su kuriuo galima saugiai tikrinti sprendimus, matyti alternatyvas ir mokytis iš savo bei iš svetimų klaidų.

Ką vadovas išsineša? Ne tik atsakymą, bet ir patirtį, kuri jau tapo jo paties. Sesijos metu perduotos žinios lieka su vadovu ir yra panaudojamos kitą dieną jau be pašalinių žmonių kabinete.

Ilgainiui vyksta vadovo transformacija: keičiasi jo mąstymas, sprendimų priėmimo būdas ir vadovavimo praktika. Mentoriaus užduotis yra lydėti vadovą šiame pokyčio kelyje.

Dažniausios temos, su kuriomis vadovai kreipiasi į mentorių:

• Asmeninė karjera
• Emocijų valdymas sudėtingose vadovavimo situacijose
• Išeiti ar likti?
• Strategija
• Komandos formavimas
• Komandos valdymas
• Derybos
• Darbuotojų priėmimas į darbą
• Darbuotojų ugdymas
• Tradicijų kūrimas ir komandos įsitraukimo didinimas
• Darbo procesų efektyvinimas
• Lyderystės kompetencijų stiprinimas
• Sprendimų priėmimas
• Pokyčių valdymas
• Darbuotojų atleidimas iš darbo

Vadovavimas yra specialybė, į kurią žmogus įauga. Pareigų pavadinimas suteikia statusą, tačiau vadovo kompetencijai reikia turinio. Mentorystė gali padėti šį procesą gerokai paspartinti.

Kas iš tiesų vyksta 60-90 minučių sesijoje?

Sesija suplanuota taip, kad vadovas atliktų didžiąją dalį darbo, o Aurimas Vietrinas kiekvienam etapui numato laiko biudžetą.

Etapų trukmė nėra fiksuota: ji priklauso nuo vadovo situacijos ir pasirinktos temos.

Kur atsiranda kompetencijų lentelė? Anksti, o vadovas ją užpildo pats. VAUMA mokymų agentūra naudoja 10-20 lyderystės kompetencijų sąrašą. Vadovas pats diagnozuoja savo lygį kiekvienoje iš jų. Tada darbas pradedamas nuo tuo metu aktualiausios kompetencijos. Ši savidiagnozė apsaugo mentorystės ciklą, kad jis nevirstų tiesiog maloniu bendru pokalbiu apie darbą.

70/30 taisyklė. Dažniausiai per visą sesiją ugdomasis kalba apie 70 % laiko, o mentoriaus dalis išlieka apie 30 %. Kai kalba mentorius, jis perduoda patirtį per išnagrinėtus pavyzdžius, metaforas, modelius ir schemas.

Tačiau mentorystėje tai nėra griežta taisyklė: kai vadovui reikia mentoriaus patirties, konkretaus pavyzdžio ar modelio, mentoriaus dalis natūraliai padidėja.

Kas vyksta aplink sesiją?

Kada prasideda darbas? Prieš pradedant mentorystės ciklą susitariama dėl kontrakto sąlygų. Kontraktas apima tikslą, aptariamų temų ribas, konfidencialumą, abiejų pusių atsakomybes, susitikimų vietą, dažnumą, trukmę ir progreso matavimo būdus. Dažniausiai ugdomasis užpildo penkių klausimų pasiruošimo formą, o mentorius atvyksta pasiruošęs savo klausimų rinkinį. Gerai suformuluotas klausimas gerokai labiau nei teiginys skatina žmogų aktyviai ieškoti atsakymo, todėl mentorystėje klausimai yra tokie pat svarbūs kaip ir mentoriaus patarimai. Būtent to Aurimas Vietrinas moko vadovus apie jų pačių susirinkimų vedimą.

Įprastai per 24 valandas po sesijos mentorius atsiunčia rašytinę sesijos santrauką. Šis dokumentas leidžia patikrinti progresą kito susitikimo metu.

Mentorystės sesija vyksta vienas prieš vieną. Strateginės ir kūrybinės sesijos su moderatoriumi ir visa komanda patalpoje yra atskiras formatas. Jis perkamas ir vedamas kitaip.

Kodėl kiekviena sesija baigiasi veiksmų planu?

Nes žmogus tik skaitydamas, nefiksuodamas ir nebandydamas kartais pamiršta didžiąją dalį informacijos. Mokymasis tampa veiksmingesnis, kai žmogus pats pabando, suklysta, gauna grįžtamąjį ryšį ir analizuoja savo patirtį. Tą patį principą Aurimas Vietrinas naudoja savo programose, o plačiau jis aprašytas straipsnyje apie tai, kaip pasirinkti vadovų mentorių.

Iš to seka ir likusi metodo dalis. Ugdomasis kalba didžiąją laiko dalį, nes vadovas pradeda matyti situaciją kitaip, kai pats ją garsiai įvardija. Sprendimai pirmiausia ateina iš paties vadovo, nes savo paties priimtą sprendimą vadovas įgyvendina daug dažniau. Tada sesija užbaigiama vienu mažu žingsniu su priskirtu matavimo principu.

Kur šis metodas veikia silpniau? Kai sutartas žingsnis neišbandomas iki kito susitikimo, o sesija virsta pokalbiu apie ketinimus. Būtent todėl ritmas yra 2-4 savaitės ir kiekviena sesija baigiasi vienu išmatuojamu žingsniu. Viena sesija retai pastebimai pakelia kompetenciją, todėl dažniausi mentorystės sesijų paketai susideda iš 3, 5 arba 7 susitikimų. Mentorystė negali garantuoti konkretaus verslo rezultato: jos rezultatas priklauso ir nuo paties vadovo veiksmų tarp sesijų.

Kuo mentorystė skiriasi nuo mokymų, konsultavimo ir koučingo?

Šie keturi formatai skiriasi prielaida apie priešais sėdintį žmogų.

Visi keturi formatai susimaišo vienoje sesijoje ir kiekvieną jų geriausiai apibūdina vienas sakinys. Koučingas skamba kaip klausimas. Klientas kelią randa pats, o tai gali užtrukti. Konsultavimas skamba taip: „Tarptautinė literatūra šį klausimą sprendžia štai taip“. Mentorystė skamba taip: „Savo praktikoje turėjau lygiai tokią situaciją ir štai kaip ją išsprendžiau“. Kada kuris formatas tinka jūsų situacijai, aprašyta straipsnyje apie tai, kaip pasirinkti vadovų mentorių.

Būtent ties šiuo paskutiniu sakiniu VAUMA mokymų agentūra atsiskiria nuo grynosios koučingo mokyklos. Aurimas Vietrinas neapsiriboja klausimais: kai tai naudinga vadovui, jis atvirai dalijasi savo patirtimi, pateikia pavyzdžių, alternatyvų ir galimų sprendimo scenarijų.

Kaip mentorius teikia grįžtamąjį ryšį?

Kas nulemia lygį? Tai, ko vadovui trūksta tuo momentu. Grįžtamasis ryšys veikia trimis lygiais.

Efektyvaus teigiamo grįžtamojo ryšio formulė susideda iš keturių žingsnių: pastebėjimo, įvardijimo, poveikio ir augimo krypties. Garsiai tai skamba taip: „Pastebėjau pokytį: jūsų paskutiniai atnaujinimai prasidėjo nuo sprendimo. Tai rodo strateginį mąstymą. Išlaikykite šią kryptį ir jūsų komanda jaus daugiau aiškumo.“

Mentorius vengia trijų dalykų. Tuščio „šaunuolis“, kuris nesuteikia jokios informacijos tolesniems vadovo veiksmams. Tėviško tono, kuris suaugusį žmogų pasodina atgal į vaiko kėdę. Taip pat vertinimo ten, kur turėtų būti refleksija. Tai užbaigia paties ugdomojo mąstymą toje sesijoje.

Kada vadovui reikia mentoriaus?

Pirmiausia reikia išsiaiškinti jūsų statusą: ar esate įmonės savininkas, ar samdomas vadovas. Vadovas savininkas ir samdomas vadovas skirtingai mąsto apie riziką, laiką ir žmones. Todėl VAUMA mokymų agentūroje šis klausimas užduodamas pirmiausia. Toliau daugumą besikreipiančių žmonių galima suskirstyti į keturias grupes.

• Jūs ką tik tapote vadovu. Kai specialistas tampa vadovu, jis kurį laiką turi dvi tapatybes: „aš specialistas“ ir „aš vadovas“. Tai profesinės tapatybės pokytis. Tada jis turi iš naujo suformuoti savo darbo stilių pagal antrąją. Vakar jo rezultatas daugiausia priklausė nuo to, ką padaro pats, o šiandien nuo to, ką padaro jo komanda.
• Sustojo operacinis darbas. Susirinkimai tampa nevaldomi. Žmonės ateina nepasiruošę ir be iniciatyvos. Deleguotas darbas grįžta atliktas tik pusiau.
• Tas pats vadovavimo būdas nebeveikia su visais darbuotojais. Vienodas elgesys su visais sugenda pirmiausia, o taisymas vyksta per keturis darbuotojo brandos lygius.
• Neturite savo lygio bendraminčių apmąstymams. Kuo aukščiau organizacijoje kyla vadovas, tuo mažiau lieka žmonių, su kuriais jis gali atvirai aptarti savo abejones. Ryšių mezgimas pats savaime yra kompetencija. Instrukcija čia trumpa: nebūkite vieni, būkite tarp tokių kaip jūs.

Kaip vadovavimo stilius keičiasi pagal darbuotojo brandos lygį?

Remdamasis situacinės lyderystės logika, Aurimas Vietrinas savo mokymuose naudoja praktinę keturių darbuotojo profesinės brandos lygių interpretaciją. Vadovas išmoksta nustatyti darbuotojo lygį remiantis darbuotojo profesine branda ir kompetencija. Skirtingo lygio darbuotojams reikia mokėti pasirinkti ir skirtingus vadovavimo stilius. Lygis nustatomas pagal kompetenciją konkrečioje užduotyje, o žmogaus amžius tam yra prastas rodiklis.

• Naujokas: maksimali motyvacija, minimalios žinios. Integruojantis stilius, kontrolė stovint už nugaros.
• Paauglys: turi žinių, motyvacija kritusi, ginčijasi. Autokratinis stilius, kontrolė per tarpinius finišus.
• Trenerio lygis: šioje srityje žino daugiau už jus. Užduokite klausimą ir klausykitės, kontrolė pradžioje ir pabaigoje.
• Senjoras: išmano darbą, nemėgsta instrukcijų. Nesiginčykite, atsargiai girkite, kontrolė tik pabaigoje.

Tai viena iš temų, kuri gali būti nagrinėjama mentorystės sesijų metu.

Kada vadovui prireikia mentoriaus „čia ir dabar“?

Vadovai kreipiasi ne tik dėl ilgalaikio tobulėjimo. Kartais patyrusio pašnekovo reikia čia ir dabar:

• kai iškilo sudėtinga ar netikėta situacija;
• kai reikia priimti svarbų sprendimą;
• kai norisi pasitikrinti jau priimtą sprendimą;
• kai prieš svarbų pokalbį, susirinkimą ar derybas norisi įvertinti kelis galimus veikimo scenarijus.

Kas atlieka šį darbą VAUMA mokymų agentūroje?

VAUMA mokymų agentūra dirba koučingo srityje nuo 2010 metų (vauma.lt). Tarp mokytų įmonių yra Swedbank, SEB, IKI ir Senukai. Vadovų mentorystę veda Aurimas Vietrinas, turintis 15 metų vadovavimo patirties, daugiau nei 10 iš jų vadovaujant užsienio kapitalo įmonėms ir 30 metų verslo vadybos konsultanto bei trenerio patirties (vauma.lt/aurimas-vietrinas). Jis dirba kartu su kitais VAUMA specialistais.

Norėdami palyginti vadovų mentorystės teikėjus Lietuvoje ir sužinoti, kaip pasirinkti tarp verslo mokyklos, konsultacinės įmonės, mokymų agentūros ir nepriklausomo mentoriaus, skaitykite susijusį straipsnį apie tai, kas teikia vadovų mentorystę.

DUK

Ką daro vadovų mentorius?

Vadovų mentorius veda individualias sesijas, kuriose vadovas sprendžia aktyvią situaciją. Mentorius ją išgrynina, diagnozuoja tikrąją problemą už simptomo, dalinasi patikrinta patirtimi ir padeda sudaryti veiksmų planą su pirmu mažu žingsniu ir jo matavimo būdu. Grupinės strateginės sesijos yra atskiras formatas.

Kiek trunka mentorystės sesija?

Mentorystės sesija trunka 60-90 minučių (kartais iki 120 minučių). Taktinės temos užima 45-60 minučių, strateginės temos 75-90 minučių. Dažniausias mentorystės modelis VAUMA mokymų agentūroje yra viena 60-90 minučių trukmės sesija kas 2-4 savaites per 3-6 mėnesių ciklą.

Kuo mentorystė skiriasi nuo koučingo, konsultavimo ir mokymų?

Šie keturi formatai skiriasi prielaida apie žmogų. Mokymai perduoda žinias ir daro prielaidą, kad žmogus dar to nežino. Mentorystė dalinasi patirtimi ir daro prielaidą, kad žmogus nori pavyzdžių ieškodamas savo sprendimo. Koučingas klausimais padeda žmogui rasti sprendimą ir daro prielaidą, kad atsakymas yra jame pačiame. Konsultavimas dalinasi ekspertinėmis žiniomis ir rekomendacijomis ir daro prielaidą, kad žmogui reikia ekspertinės nuomonės.

Kiek mentorystės sesijų reikia vadovui?

Standartiniai paketai susideda iš 3, 5 arba 7 sesijų per 3-6 mėnesių ciklą. Viena sesija retai pastebimai pakelia kompetenciją. Kai kurie VAUMA klientai tęsia darbą 10-15 metų. Jie traktuoja mentorystę kaip nuolatinę savo darbo dalį.

Kada vadovui reikia mentoriaus?

Keturiais momentais: tapus vadovu, sustojus operaciniam darbui (pavyzdžiui, susirinkimams ir delegavimui), nustojus veikti vienodam elgesiui su visais ir pritrūkus savo lygio bendraminčių, su kuriais galėtų apmąstyti situaciją.

Kada vadovui prireikia mentoriaus „čia ir dabar“?

Vadovas skambina, kai patyrusio pašnekovo reikia čia ir dabar: kai iškilo sudėtinga ar netikėta situacija, kai reikia priimti svarbų sprendimą, kai norisi pasitikrinti jau priimtą sprendimą arba kai prieš svarbų pokalbį, susirinkimą ar derybas norisi įvertinti kelis galimus veikimo scenarijus.

Ką mentorius daro tarp sesijų?

Mentorius per 24 valandas išsiunčia rašytinę santrauką ir prieš kitą susitikimą paruošia nuo trijų iki penkių gilių klausimų. Ugdomasis užpildo penkių klausimų pasiruošimo formą ir pritaiko sutartą žingsnį. Todėl kita sesija prasideda nuo paties vadovo savaitės rezultatų aptarimo.